La Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (ci-après la « Loi 25 ») actualise l’encadrement applicable à la protection des renseignements personnels, dont la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (ci-après la « Loi sur l’accès »).
Le Cégep de Matane est désormais tenu d’adopter et d’assurer l’application d’une politique de confidentialité lorsqu’il collecte des renseignements personnels sur son site Internet.
La Politique de confidentialité, mis en place par le cégep, propriétaire et gestionnaire du présent site Internet, a le but d’assurer la préservation de la confidentialité de vos renseignements personnels.
Le cégep reconnaît l’importance de la confidentialité et la sensibilité de vos renseignements personnels et prend les mesures raisonnables et propres à assurer leur protection contre la perte accidentelle et l’accès, l’utilisation, la modification et la divulgation non autorisés de ceux-ci.
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Concepteur et éditeur
Ce site a été créé et édité par le Cégep de Matane, basé au 616 avenue Saint-Rédempteur, Matane (Québec), G4W 1L1. Le numéro de téléphone est le 418 562-1240, et le courriel de la personne responsable de la protection des renseignements personnels est secretariatgeneral@cegep-matane.qc.ca.
Ce site est hébergé par OVH, basé au 1801 avenue McGill College #800, Montréal (Québec), H3A 2N4. Le numéro de téléphone est le 1 855 684-5463.
Protection des données à caractère personnel
Le cégep s’engage à respecter les règles de protection de la vie privée des personnes utilisant son site Internet.
En accédant et en utilisant le site, la personne utilisatrice reconnaît avoir pris connaissance de l’ensemble des mentions légales et conditions générales d’utilisation.
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Conformément à la Loi informatique et libertés[1] du 6 janvier 1978, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, de modification et de suppression des données personnelles que vous nous avez transmises.
[1] Loi no 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (loi informatique et libertés)
Informations sur la collecte des renseignements personnels
Vous avez le droit de retirer votre consentement à la collecte, à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.
Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, soit la Commission d’accès à l’information du Québec.
Le cégep conservera les données pour une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Collecte des renseignements personnels
Renseignements personnels pouvant être collectés
Le cégep recueille uniquement les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses attributions ou à la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion.
Les renseignements collectés par le cégep sont, notamment : les coordonnées de la personne utilisatrice lorsque vous effectuez certaines opérations sur nos espaces web (ex. inscription à un événement ou à une activité de formation, demandes ou offre de service, demandes d’information, abonnements à une infolettre). Votre identifiant comme personne étudiante ou membre du personnel peut aussi vous être demandé pour accéder à certains espaces Web du cégep. Cette opération servira seulement à vous donner accès au contenu qui vous est spécifiquement dédié.
Moyens de collecte
Les renseignements personnels conservés par le cégep sont recueillis seulement après que vous ayez été informée ou informé des fins de la collecte et que vous soumettiez volontairement ceux-ci, soit par l’entremise d’un formulaire ou en nous transmettant un courriel. Ces renseignements peuvent être transmis par des formulaires, des témoins de connexion (cookie), des pixels ou tout autre élément se retrouvant sur le site et servant à cette fin.
Utilisation des renseignements personnels
Le cégep utilise des renseignements personnels concernant sa clientèle étudiante, les membres de son personnel et d’autres tierces parties afin de s’acquitter de sa mission et de ses fonctions. Il ne fera pas usage des renseignements personnels à d’autres fins que celles précisées lors de la collecte, à moins que vous y consentiez expressément ou que la Loi sur l’accès l’exige.
Communication des renseignements personnels
Communication sans le consentement de la personne concernée
Le cégep peut divulguer certains renseignements personnels détenus pour se conformer à l’ordonnance d’un tribunal, à une loi ou à une procédure judiciaire, y compris pour répondre à toute demande gouvernementale ou réglementaire, conformément aux lois applicables, ou s’il croit que la divulgation est nécessaire ou appropriée pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité du cégep ou d’autres personnes.
Le cégep peut communiquer certains renseignements personnels qu’il détient à une personne membre du personnel du cégep qui a la qualité pour le recevoir et lorsque ce renseignement est nécessaire à l’exercice de ses fonctions; par exemple, lors d’une intervention d’urgence ou de la gestion d’une crise psychosociale.
Le cégep peut transférer les renseignements personnels qu’il collecte à des fournisseurs de services et à d’autres tiers qui le soutiennent. Ces tiers sont contractuellement obligés de garder les renseignements personnels confidentiels de les utiliser uniquement aux fins pour lesquelles le cégep les divulgue et de traiter les renseignements personnels selon les normes énoncées dans la politique et en respect des lois.
Le cégep peut communiquer certains renseignements personnels à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques sous réserve des conditions prévues par la Loi sur l’accès dont, notamment, l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et la transmission de l’entente à la Commission d’accès à l’information trente (30) jours avant son entrée en vigueur[2].
Dans certaines situations, la personne responsable de la protection des renseignements personnels doit inscrire la communication dans son registre de communication des renseignements personnels.
[2] Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, L.Q. 2021, c. 25, art. 67.2.1 à 67.2.3
Communication avec le consentement de la personne concernée
Le cégep peut communiquer à une tierce personne certains renseignements personnels qu’il détient s’il a obtenu le consentement valable de la personne concernée.
Témoins de connexion (cookie)
Le cégep utilise des témoins sur son site pour faciliter la navigation, pour personnaliser son utilisation, pour des fins statistiques, pour mesurer l’audience du portail et comprendre l’utilisation qu’en font ses utilisateurs.
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Protection des renseignements personnels
Le cégep a mis en place des mesures de sécurité physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques appropriées et raisonnables afin de protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol et contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés par la loi ou contraires à sa Politique de protection des renseignements personnels (P-40).
Le cégep a pris des mesures pour faire en sorte que seuls les membres du personnel qui doivent absolument avoir accès à vos renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions soient autorisés à y accéder.
Les personnes qui travaillent pour le cégep ou en son nom doivent, notamment :
- Fournir des efforts raisonnables pour minimiser le risque de divulgation non intentionnelle de renseignements personnels;
- Prendre des précautions particulières pour s’assurer que les renseignements personnels ne sont pas surveillés, entendus, consultés ou perdus lorsqu’elles travaillent dans des locaux autres que les bureaux du cégep;
- Prendre des mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels lorsqu’elles se déplacent d’un endroit à l’autre.
Les sous-traitants ayant accès aux renseignements personnels dont le cégep a la garde ou le contrôle sont informés de la présente Politique et des autres politiques et processus applicables pour assurer la sécurité et la protection des renseignements personnels. Tous les sous-traitants doivent s’engager par écrit à accepter de se conformer aux politiques, aux processus et aux lois applicables.
Demande d’accès, ou de rectification, à des renseignements personnels
Vous pouvez soumettre une demande d’accès pour connaître les renseignements personnels détenus par le cégep. Vous pouvez également demander à faire rectifier ces renseignements.
Ces demandes peuvent se faire en communiquant avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse courriel suivante : secretariatgeneral@cegep-matane.qc.ca
Sites externes
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Diffusion et mise à jour de la politique
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Responsabilité de l’application et de la révision de la politique
La personne responsable de la protection des renseignements personnels s’assure de l’application et de la révision de la présente Politique.
Pour poser une question relative à la Politique ou déposer une plainte, vous pouvez communiquer avec cette personne à l’adresse courriel suivante : secretariatgeneral@cegep-matane.qc.ca.
Entrée en vigueur
La présente Politique entre en vigueur le 5 septembre 2023. Sa plus récente révision date du 5 septembre 2023.
Mise à jour le 21-09-2023